Het spelen van de games bij de Active esports Arena, kunnen enigszins worden vergeleken met een sport activiteit. Het risico waar rekening mee moet worden gehouden is dat het directe zicht wordt ontnomen als je met het hele lichaam in VR gaat spelen en je niets meer van buitenaf kunt zien (de basis van virtual reality). De game is ontwikkeld om je een leuke en veilige ervaring te bieden, maar er dienen wel vooraf een aantal duidelijke spelregels te worden nageleefd om onnodig blessureleed te voorkomen. Daarom is het van belang de onderstaande verklaring voor het spelen te hebben gelezen en ondertekend, om ook onze veiligheid te kunnen waarborgen.

Veel Speelplezier!

1. Wees je bewust dat buiten de VR wereld de werkelijkheid nog steeds bestaat:
   1. Tijdens de virtual reality (hierna VR) ervaring is het niet mogelijk om de directe omgeving te zien. Het dragen van de VR bril beperkt het zicht, waardoor de gebruiker/speler zich nadrukkelijk aan de veiligheidsinstructies van het personeel dient te houden. Spelers worden aangezet tot beweging in een virtueel gesimuleerde omgeving, dat kan zorgen voor zelfoverschatting dat kan leiden tot schade. Expressievere houdingen worden aangenomen en spiergroepen worden aangespannen, die kunnen leiden tot spierpijn of blessures. Wees ten alle tijden bewust van het dragen van een VR bril, die enigszins uitsteekt van uw gezicht. Tijdens het spelen geldt eigenverantwoording zoals bij sport, waarbij het van belang is uw eigen grenzen te kennen. U aanvaard dit verhoogde risico en neemt dit risico nadrukkelijk voor uw rekening.
   2. Tijdens een evenement is er in principe voor iedereen een mogelijkheid om deel van de ervaring uit te kunnen maken. Mensen die minder mobiel zijn, kunnen vanuit VR meekijken, de wedstrijden volgen vanaf de schermen of gebruik maken van de AR tablet.
   3. De full body spelers die d.m.v. een harnas plaatsnemen binnen de ervaring dienen in goede gezondheid te verkeren. Dit deel van de ervaring is niet geschikt voor mensen met o.a. epilepsie, evenwichtsstoornissen, hartritmestoornissen en rolstoelgebruikers.
   4. Door het ondertekenen van dit formulier doet u afstand van uw recht om een vordering in te stellen tegen AeA, haar medewerkers, instructeurs, directie en de derden die AeA bij haar activiteiten inschakelt indien u schade ondervindt. Uw verklaring van afstand op recht ziet af van welke aard ook, waaronder letsel of schade ten gevolge van overlijden, die als gevolg van een bezoek of activiteit bij de AeA bij het gebruik bij de faciliteiten en diensten.
2. De spelregels voor deelnemers met het lichaam als controller:
   1. Mensen die plaats nemen op de speelvelden gaan spelen met hun lichaam als controller (hierna full body spelers). Ze worden begeleid door de instructeurs die ze een harnas helpt aan te trekken, waarbij de bewegingsmetingtechnologie is geïntegreerd in het textiel. De begeleiding helpt bij het juist aantrekken van het harnas, waarbij d.m.v. gespjes en klittenband de meetinstrumenten strak tegen het lichaam worden gezet. De gespjes zijn rondom de heup, borst, bovenarmen en bovenbenen, zodat de beweging in VR kan worden overgenomen.
   2. De full body spelers worden aangezet tot beweging, waarbij AeA adviseert geen lange rokken, hoge hakken, of pluizige kleding (i.v.m. klittenband van het harnas) aan te hebben.
   3. Het harnas is robuust en stevig en is opgewassen om voluit tijdens de spelbeleving te kunnen gebruiken. Trek, scheur, of verniel niet het harnas om te ontdekken hoe sterk het is.
   4. De full body spelers dienen te luisteren naar de instructies van de begeleider/instructeur omwille van veiligheid, begrip van het spel en om spelbederf te voorkomen.
   5. De full body speler moet tijdens het spel altijd op de mat blijven staan. De mat correspondeert met het aangegeven speeloppervlak in de game. Bij het verlaten van de mat tijdens het spel is er een verhoogde kans op ongelukken, met als gevolg mogelijk lichamelijk letsel. De full body speler is namelijk niet in staat om te zien wat buiten het veiliggestelde speelveld aan fysieke obstakels staan. Een extra veiligheidssysteem komt vanuit de VR bril die overschakelt van spelbeleving naar een camerafunctie zodra de speler te ver buiten het veld komt, echter is dit externe technologie vanuit de VR hardware ontwikkelaars, waarbij AeA geen garanties kan bieden.
   6. Om een optimale bewegingsregistratie te krijgen, ofwel tracking, is het belangrijk dat de full body spelers geen staal bij zich dragen of elementen die een magnetisch veld kunnen vormen. Dit komt neer op het afdoen van horloges, leeghalen van zakken, geen sleutels, telefoon of portemonnee. Vergelijk dit met sporten, waarbij dit ook van toepassing is.
3. Schade aan eigendommen of derden en eigen risico:
   1. Bij roekeloos spelen, vernielen van de hardware, e.d. kan de tegenpartij, AeA of derden, waaronder andere deelnemers, u aansprakelijk stellen voor de alle geleden schade. AeA draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor schade en/of letsel toegebracht door andere deelnemers. AeA heeft recht u uit te sluiten van deelname, zonder restitutie van deelnamekosten.
   2. Indien u schade heeft veroorzaakt terwijl alle instructies goed zijn opgevolgd, dan zal AeA u niet aansprakelijk stellen voor eventuele schade.
4. Tijdig starten:
   1. Groepen kunnen worden ontvangen vanaf 15 minuten voor de officiële start en dienen na afloop binnen 15 minuten het pand te hebben verlaten vanwege de doorloop van nieuwe groepen.
   2. Zorg dat wanneer u wordt opgeroepen om plaats te nemen op het speelveld als full body speler u beschikbaar bent, anders gaat uw beurt voorbij.

Privacy Policy

Via onze website worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt. Active Esports Arena Pillow’s Willow VR studios B.V. acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat wij:

• onze doeleinden duidelijk specificeren voordat wij persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
• onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• u eerst expliciet toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Active Esports Arena /Pillow’s Willow VR studios B.V. is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel bij de website www.activeesportsarena.com en www.activeesportsarena.nl,. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen. Als u vragen heeft, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met Active Esports Arena /Pillow’s Willow VR studios B.V.

Afhandelen boeking

Wanneer u bij ons een boeking aanvraagt, gebruiken wij uw persoonsgegevens om deze netjes af te kunnen handelen. Hiervoor gebruiken wij uw bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot uw bestelling is afgerond. Bepaalde klantgegevens bewaren wij langer in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Verstrekken aan derden.
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Uw account (nog niet actief op website)

Bij bepaalde onderdelen van onze website moet u zich eerst registreren. U moet dan informatie over uzelf opgeven en een gebruikersnaam kiezen. Daarmee maken wij een account, waarop u kunt inloggen met die gebruikersnaam en een zelfgekozen wachtwoord. Hiervoor gebruiken wij uw betalingsgegevens, e-mailadres, naw-gegevens, factuuradres en telefoonnummer. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot zes maanden nadat u het account hebt opgeheven. Wij bewaren deze informatie zodat u ze niet steeds opnieuw in hoeft te vullen en zodat wij u kunnen contacteren in het kader van uitvoering van de overeenkomst. U kunt via uw account informatie aanpassen wanneer u dat wilt.

Verstrekken aan derden.
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Contactformulier en Nieuwsbrief (nog niet actief op website)

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw naw-gegevens en e-mailadres. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie.

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze producten en/of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Via uw account kunt u dit ook doorgeven. Uw e-mailadres wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt.

Verstrekken aan derden.
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Statistieken en profilering

Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website. Met deze statistieken verbeteren we onze website om zo bijvoorbeeld alleen nog relevante informatie te laten zien. Wij kunnen uw persoonsgegevens met elkaar combineren om meer over u te weten te komen. Uiteraard zullen wij uw privacy te allen tijde respecteren. Wil je dit niet, dan kun je dit altijd aan ons melden.

Hiervoor gebruiken wij uw naw-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en factuuradres. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie voor één jaar.

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Reclame

Wij willen u graag reclame sturen over aanbiedingen en nieuwe producten of diensten. Dit doen wij: per e-mail U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze reclame. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Via uw account kunt u dit ook doorgeven.

Advertenties (niet actief op dit moment)

Onze website vertoont wellicht advertenties. Deze publiceren wij niet zelf, dat doen advertentiebureaus waarmee wij samenwerken. Deze bureaus houden bij of u ze leuk vindt, en gebruiken die informatie om in de toekomst alleen nog maar leuke of interessante advertenties en aanbiedingen te doen.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Met uitzondering van de hierboven genoemde partners, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Statistieken

Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze website. In onze website zijn social media buttons opgenomen. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten uw persoonsgegevens.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken te maken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat uw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

U hebt de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
• inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
• het laten corrigeren van fouten
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• intrekken van toestemming
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Active Esports Arena /Pillow’s Willow VR studios B.V.
Torenallee 3
5617 BA Eindhoven
info@pillowswillow.com